こんにちはStlike巽です。
本日は顧問先において取り組みを行った事例について掲載させて頂きます。
今回のTopicは製造業における現場工数削減に向けた取り組みです。
Step1 事象の確認と目的
先日、訪問させて頂いたお客様より下記ご相談を頂きました。
経営陣）直近の売上が減少傾向にある。既存の顧客ルートで営業をかけたい会社はあるが
従業員は現場の製作に追われ時間がたりない。私自身も現場作業や納品を繰り返しているため
数字の後追いもできないし、人も育たない。＝つまり、既存取引先を回る時間を確保し
売上改善につなげたい（目的）
巽）はじめに、一定の期間は必要となりますが何故時間が足りなくなっているのか把握したいです。
営業社員を含めた現状を把握したいので仕事の項目を細分化してみましょう。（モノサシの設定）
→すると以下のような仕事に時間を取られていることが社長、従業員の日報より確認できました。
Step２ 問題提起
後日、設定したモノサシの中から本来不要な業務、現場担当者が行う業務、経営陣が行う業務、時間削減ができる
業務を各現場責任者にヒアリングを実施しました。日報では確認できない不要な時間が浮き彫りになると同時に
作業効率化を図るため各業務の棚卸が必要となります。
表１は月単位での従事した業務割合を算出したグラフになります。
これを用いて経営陣に理想の業務フローをヒアリング。理想との乖離状況を経営陣に理解してもらい
改善策を検討していきます。表２は月単位での従事した業務時間・前月との乖離・平均時間を算出した
一覧表です。これらを用いることにより、繁忙期・閑散期の業務の傾向が見えてきます。
こちらの会社も例に習って繁忙期には経営陣が現場作業に追われる機会が増え、
打ち合わせや受発注の管理といった教育・マネジメントに割く時間が減少しているのが確認されました。
（表１）
（表２）
Step３ 課題解決への取り組み
Step２の取り組みにおいて繁忙期・閑散期の傾向や業務フローの乱れが明確になったところで
いよいよ、改善の実施に取り掛かります。経営陣の要望としては３つありました。
①現場作業時の作業内容確認時間の短縮 ②経営陣の作業時間の削減 ③外出時の空き時間活用
①については社内共有用のファイルサーバを導入し過去類似案件を取りまとめ内線での確認時間を排除
②①同様類似案件のデータ検索を行い決裁者以外での見積書作成を可能としました。これによりマネジメント時間創出
③VPN環境を構築し外回り時に待機していた時間を活用し月１０万円程度のコスト削減
結果＝①月単位の作業確認時間を2/3に削減 ②業務フローの乱れ改善 ③営業を含めた３人で合計５０時間の時間創出
表３は改善後の経営陣業務割合の表になります。表１にて偏りのあった業務が改善されているのが確認できます。
（表３）
Step４ 設定したゴールの達成に向けて
今回は、各種クラウドを活用し共有用サーバーを構築するといったITソリューションを提供させて頂きましたが、
他にもヒアリング実施時に無駄業務が明確になり即改善できる要素が隠れている可能性があります。
未実施課題として取引先への図面共有が紙面でのやり取りがあり、別アプローチでの業務のスマート化も可能です。
今後は当初の目標であった既存取引先へのアプローチを、進めていくことが重要となってきます。
業務フロー改善やペーパレス化などPDCAを回す上でのご相談など本事例を参考にして頂ければと思います。
No responses yet